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Gravity Flow: Automatizza i flussi di lavoro con WordPress

I flussi di lavoro o Workflow basati su moduli automatizzati rendono i processi aziendali più efficienti. Gravity Flow porta questa potente funzionalità in Gravity Forms.

Gravity Forms per WordPress può essere utilizzato per creare qualsiasi tipo di modulo, è facile da personalizzare, si integra praticamente con tutto e ha un grande ecosistema di componenti aggiuntivi di terze parti. 

Ma cosa succede se il modulo di registrazione dell’account necessita dell’approvazione di un paio di amministratori prima che venga creato l’account utente o il sito? Cosa succede se il modulo di domanda di lavoro del cliente deve essere rispedito al richiedente per ulteriori informazioni e quindi a un responsabile per l’approvazione? Cosa succede se un modulo d’ordine necessita di approvazione se supera un determinato importo prima di riscuotere il pagamento dal cliente? Queste sono tutte sfide del mondo reale che sono state risolte con Gravity Flow.

Il valore di un flusso di lavoro

Ogni volta che si implementa un flusso di lavoro, non importa quanto si pensi umile, si dovrebbe sempre cercare di tenere a mente gli obiettivi aziendali. Ciò è particolarmente importante se stai lavorando su un flusso di lavoro per un cliente perché il valore del flusso di lavoro verso il cliente avrà un effetto su quanto verrai pagato.

L’obiettivo aziendale potrebbe essere, ad esempio:

  • Risparmia tempo o denaro
  • Ridurre i tempi di consegna
  • Monitorare e migliorare le prestazioni o i tempi di risposta
  • Ottieni una visione più chiara di ciò che sta accadendo in ogni fase del processo

I processi aziendali possono quasi sempre essere migliorati. Ricorda che i flussi di lavoro automatizzati sostituiranno spesso i sistemi caotici ad hoc basati su e-mail o fogli di calcolo. A volte sostituiranno un sistema inefficiente implementato in un pacchetto software proprietario che è troppo costoso da mantenere. In entrambi i casi, il valore generato da un flusso di lavoro ben progettato e implementato può essere relativamente enorme e gli utenti sono generalmente estremamente grati e sollevati nel ricevere il miglioramento.

I seguenti esempi dovrebbero darti un’idea dei tipi di processi che possono essere automatizzati, come i loro flussi di lavoro potrebbero essere configurati in Gravity Flow e i loro obiettivi di business.

Esempio 1: creazione del sito di appartenenza e processo di follow-up

Ecco un esempio di una semplice procedura per un sito di appartenenza. Come puoi vedere, il processo “scorre” dall’alto verso il basso e il completamento richiede circa una settimana. Implica una scadenza (approvazione automatica), oltre alla pianificazione dei passaggi per le e-mail di follow-up.

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Con l’eccezione del passaggio di approvazione, che vedremo di seguito, tutti i passaggi attivano semplicemente un feed aggiuntivo di Gravity Forms o una notifica nell’ordine giusto e al momento giusto.

Puoi vedere come questo processo potrebbe essere facilmente esteso per includere un processo di onboarding completo per i nuovi utenti facendo gocciolare più contenuti per un periodo di tempo più lungo.

Obiettivi aziendali

  • Risparmia tempo amministrativo automatizzando le e-mail e la creazione di account.
  • Ridurre i tempi di consegna per i nuovi account.

Esempio 2: un processo di candidatura

Se c’è una cosa che ho imparato negli anni sui processi aziendali è che non esistono due processi esattamente uguali. E se c’è un’altra cosa che ho imparato, è che è davvero difficile comunicare o discutere anche i processi più semplici senza una sorta di rappresentazione visiva. Un diagramma di swimlane aiuta davvero a chiarire chi deve fare cosa e quando in modo da poter identificare ciascuno dei passaggi necessari. Puoi farlo sul retro di una busta o ci sono molti strumenti di diagrammi che possono aiutarti. Un diagramma di swimlane per una domanda di lavoro potrebbe assomigliare a questo.

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In questo flusso di lavoro solo il reclutatore, il responsabile delle risorse umane e i responsabili di reparto hanno account WordPress. Anche se i richiedenti non dispongono di un account, sono comunque in grado di partecipare al flusso di lavoro sul front-end utilizzando un token di sicurezza speciale nel collegamento di entrata.

Passaggi del flusso di lavoro

Una volta che il processo è chiaro e concordato con le parti interessate, puoi iniziare ad aggiungere i passaggi del flusso di lavoro al modulo. Ecco come appare il processo sopra descritto in Gravity Flow.

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Passaggi di approvazione

In questo processo, c’è un ciclo tra il primo e il secondo passaggio fino a quando il recruiter rifiuta o approva la richiesta. Ecco la prima parte della configurazione del passaggio Approvazione reclutatore. È possibile vedere l’account utente Recruiter assegnato al passaggio di approvazione.

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Successivamente definiamo l’e-mail che deve essere inviata all’assegnatario (in questo caso il recruiter).

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Come puoi vedere, se hai familiarità con Gravity Forms ti sentirai come a casa con Gravity Flow. Notare i tag di unione per il collegamento di immissione e i collegamenti di approvazione / rifiuto con un clic.

Oltre all’e-mail del reclutatore, il richiedente riceverà anche un’e-mail se la domanda viene respinta. La configurazione dell’e-mail di rifiuto è molto simile all’email dell’assegnatario, tranne per il fatto che è assegnata al campo e-mail perché il richiedente non ha un account utente.

Infine, dobbiamo configurare il routing dei passaggi: cosa succede quando il passaggio di approvazione viene rifiutato, approvato o ripristinato (inviato a un passaggio di input dell’utente). Se il reclutatore invia la domanda al richiedente, l’e-mail dovrà aggiungere una nota che spieghi quali ulteriori informazioni sono necessarie, quindi faremo la nota del flusso di lavoro richiesta se ripristinata.

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Quando un richiedente presenta un modulo di domanda, il reclutatore riceverà un’e-mail, ma verrà visualizzato anche nella sua casella di posta. La casella di posta in arrivo è una funzionalità standard di Gravity Flow e può accedere sia all’interfaccia utente di amministrazione di WordPress sia sul front-end utilizzando lo shortcode. Per impostazione predefinita, la posta in arrivo è simile a questa, ma ovviamente le colonne possono essere regolate.

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Quando il recruiter fa clic sulla voce, viene visualizzata la pagina dei dettagli del flusso di lavoro insieme al valore del campo e alla casella del flusso di lavoro con i pulsanti di approvazione.

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Il passaggio di input dell’utente

Quando il selezionatore fa clic sul pulsante Ripristina, la voce viene inviata al passaggio “Modifica per mittente”. Questo passaggio di input dell’utente è assegnato al campo e-mail.

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Quando viene attivato questo passaggio, il richiedente riceverà un’e-mail con un collegamento alla pagina dei dettagli della voce sul front-end. Poiché non dispongono di un account WordPress, il collegamento conterrà uno speciale token di sicurezza che consente loro di accedere solo alla propria voce.

Il passaggio di input dell’utente è simile al richiedente sul front-end (a seconda del tema):

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Routing condizionale dell’assegnatario

La fase di approvazione finale deve essere assegnata al responsabile del dipartimento. Di solito ci sarà più di un responsabile di reparto, quindi come possiamo configurarlo nelle impostazioni dell’assegnatario dei passaggi in modo da non dover configurare più passaggi? Esistono diversi modi per farlo, ma in questo caso gli utenti vengono assegnati in base al valore inviato nel campo Posizione / Posto vacante:

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Obiettivi aziendali

  • Maggiore efficienza sostituendo un sistema basato su e-mail.
  • Maggiore trasparenza. Le informazioni sono accessibili centralmente nella sequenza temporale del flusso di lavoro e non sono più bloccate negli account e-mail.

Conclusione

I moduli creati con Gravity Form possono fare molto di più che raccogliere e visualizzare le voci. Possono ridurre i tempi di consegna, aumentare la trasparenza e migliorare la comunicazione all’interno dei team e con i clienti. Se vuoi saperne di più, vai su gravityflow.io .

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