Agenzia di marketing e produzione podcast
Posta, agenda e clienti in un solo portale, con un assistente AI
Un'agenzia di marketing che produce un podcast gestiva decine di ospiti e sponsor al mese fra caselle di posta, calendari e fogli sparsi. Abbiamo costruito il portale che mette tutto in una pagina e prepara il lavoro prima che qualcuno lo chieda.
- Settore
- Agenzia di marketing e produzione podcast
- Tipo di lavoro
- Portale interno su misura
- Cosa comprende
- Cruscotto, posta, agenda, attività, clienti, assistente AI
- Riservatezza
- Il cliente non è nominato; i dati nelle immagini sono di esempio
Da dove siamo partiti
Ogni registrazione porta con sé una catena di messaggi: invito, conferma, materiali, promemoria, ringraziamenti, sponsor. Moltiplicata per decine di ospiti, la catena si spezzava.
Le risposte urgenti finivano sotto le newsletter. Per sapere a che punto fosse un episodio bisognava guardare la posta, il calendario e un foglio di calcolo.
Cosa abbiamo costruito
- Un cruscotto con le registrazioni del mese, quello che aspetta una risposta oggi e gli episodi fermi in montaggio.
- La posta con le priorità già segnate: «rispondi oggi», «bozza pronta», «da pulire».
- Le attività della settimana, ognuna con il pulsante per farsi suggerire come procedere.
- L'agenda con le prossime registrazioni e lo stato di preparazione di ciascuna.
- Una rubrica di oltre 350 aziende, con i contatti, gli episodi e la data dell'ultimo scambio.
Cosa fa l'assistente
L'assistente legge posta, agenda e attività e risponde a domande come «chi sto facendo aspettare?» o «cosa manca per la registrazione di giovedì?».
Prepara le bozze delle risposte e i follow-up, e segnala i clienti che non si sentono da mesi. Non invia mai niente da solo: ogni messaggio parte quando una persona lo ha letto e approvato.
Cosa cambia
La mattina basta una pagina per sapere chi aspetta una risposta. Le email partono da una bozza già scritta, e la rubrica ricorda i contatti che una persona avrebbe dimenticato.
Domande frequenti
Funziona con la posta che usiamo già?
Sì. Il portale si collega alle caselle esistenti: non si cambia indirizzo né fornitore.
L'AI può rispondere ai clienti al posto nostro?
No, per scelta. Prepara le bozze e propone le azioni, ma l'invio resta a una persona.
Un portale così serve solo a un'agenzia?
No. Lo stesso schema vale per studi professionali, uffici commerciali e assistenza clienti: ovunque il lavoro arrivi per email e si perda fra troppe caselle.
Servizio collegato Software su misura
